Sistem informasi
pengarsipan surat berbasis visual
basic (vba)
kalau mw dwnload file xlsmnya linknya ada di bawah
catatan = aplikasi vba nya masih tahap perkembangan
BAB
II
PELAKSANAAN DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan Praktek
Kerja Lapangan (PKL) diawali dengan mengadakan peninjauan ke tempat lokasi kerja
praktek. Adapun kegiatan yang dilakukan sebagaimana terlihat pada lampiran I.
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Bina
Marga Provinsi Riau adalah sebagai berikut :
2.1.1 Perkenalan
Perkenalan awal
meliputi kegiatan pertemuan dan komunikasi awal dengan karyawan UPT wilayah III
Dinas Bina Marga Provinsi Riau
Dinas Bina Marga Provinsi Riau memiliki banyak bagian divisi, untuk
kegiatan PKL ini penulis ditempatkan di bagian UPT wilayah III
Dinas Bina Marga Provinsi Riau.
Setelah
melakukan pengamatan terhadap sistem penginputan data menggunakan program Microsoft Excel pada Dinas Bina Marga
Provinsi Riau, dapat diketahui bahwa teknik input data dilakukan secara manual
sehingga ini menjadi sebuah ide untuk membuatkan program sederhana berbasis
Visual Basic for Application (VBA) yang ada pada MS Excel.
Input data ini dilakukan ketika ada laporan
masuk tentang surat pada Dinas Bina
Marga.
b. Microsoft Visual Basic for Applications
(VBA)
VBA Invalid source specified. merupakan sebuah
turunan bahasa pemrograman Visual Basic yang dikembangkan oleh Microsoft dan dirilis pada tahun 1993, atau kombinasi yang terintegrasi antara lingkungan
pemrograman (Visual Basic Editor)
dengan bahasa pemrograman (Visual Basic)
yang memudahkan user untuk mendesain dan membangun program Visual Basic dalam aplikasi utama Microsoft Office, yang ditujukan untuk aplikasi-aplikasi tertentu.
VBA didesain untuk melakukan beberapa tugas, seperti halnya mengkustomisasi
sebuah aplikasi layaknya Microsoft Office atau Microsoft Visual Studio. (kurniawan, 2009)
Kegunaan VBA adalah
mengotomatisasi pekerjaan. Pekerjaan yang dimaksud adalah pekerjaan yang
dilakukan secara berulang-ulang dan pekerjaan yang kompleks. VBA berbeda dengan
Microsoft Visual Basic, Microsoft Visual Basic memberi banyak
pemrograman dan fungsi tingkat lanjut hingga Microsoft Visual Basic dapat dihasilkan program yang lebih kompleks
untuk sistem operasi Microsoft Windows
maupun Office. Sedangkan VBA hanya
dapat dibangun pada aplikasi utama Microsoft
Office mengendalikan fungsi aplikasi tersebut melakukan serangkaian objek
terprogram. Versi VBA terbaru saat ini adalah versi 6.3 yang dirilis pada tahun
2001, yang mendukung semua program dalam Microsoft
Office, yakni Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft FrontPage,
serta Microsoft Power Point dan juga Microsoft Visual
Studio. (kurniawan,
2009)
a.
Input
data secara manual.
Gambar
dibawah ini merupakan alur menginput data ke Microsoft Excel secara manual
yang ada pada saat sekarang ini. Alur ini merupakan tahapan-tahapan yang dilakukan
untuk menyimpan data Laporan
Pengarsipan Surat Pada Dinas Bina Marga.
Sistem yang sedang berjalan di
Dinas Bina Marga pada pengarsipan surat disana masih
menggunakan sistem manual seperti pencatat
di kertas yang kurang efektif pada surat masuk maupun surat keluar
a.
Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat
yang telah
disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil
sendiri dari kotak
pos Setelah
surat diterima oleh bagian penerima
surat, selanjutnya surat
tersebut diadakan pengolahan surat seperti pengecekan surat lalu di
arsipkan dalam pengolahannya dapat dilihat pada gambar 2.1.
b.
Prosedur penanganan surat keluar
Dalam
penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudahditentukan
untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga
kegiatanadministrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapan–tahapan dalam
pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada gambar 2.2.
c.
Kelemahan Sistem Pengarsipan di Dinas Bina Marga
1. Arsip surat tidak tersusun rapi
2. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan
besar karena arsip hilang atau terselip.
3. Membutuhkan waktu yang lama bila surat
diperlukan
4. Mempermudah pegawai dalam pencarian surat
d.
solusi
Maka untuk mengatasi masalah-masalah
kearsipan tersebut,penulis memberikan solusi untuk membuat pengarsipan surat
dengan excel dan vba yang dapat membantu para pegawai menemukan surat dengan
cepat dan tidak memerlukan waktu lama
2.2.3 Deskripsi sistem baru.
a. cara kerja sistem baru.
Dari analisis sistem yang sudah berjalan, kita
dapat menentukan langkah mana yng dapat kita ambil, apakah akan mengubah sistem
yang sudah ada atau memperbaiki sistem tersebut yang dianggap kurang efektif
dan efisien. Setelah mengetahui sistem yang ada pada sistem Pengimputan Data
Surat Masuk dan Keluar tersebut, dengan
membandingkan data yang sudah di dapat, dalam laporan ini hanya merubah sistem
yang sudah ada, dengan memakai Microsoft
Axcel dan Microsoft Word yang kemudian menjadi suatu aplikasi dengan
visual basic yang di harapkan dapat
mempermudah dan mempercepat peroses Pengimputan Data Surat Masuk Dan Keluar
Pada Kantor Dinas Bina Marga Provinsi
Riau.
Berikut
merupakan tahapan atau proses penginputan data pada aplikasi pengarsipan surat
menggunakan Microsoft excell dan visual basic yang diawali dengan membuka
program Microsoft excel, kemudian buka file pengarsipan surat yang ada di
excell lalu login pada menu utama pengarsipan surat, setelah itu klik tombol
tambah maka akan keluar form pengarsipan surat. Inputkan data surat pada form
tersebut, setelah semua form terisi maka simpan dengan menekan tombol simpan
maka secara otomatis data akan tersimpan di database yang ada di Microsoft
excel dan Microsoft word.
link dwnload =
GAmbar hasil ahirnya
- MENU Utama
2. meNU SURAT MASUK
3. MENU SURAT KELUAR
4. DATA MASUK DATABASE
- link 1 langsung ada laporan dan tutorialnya
ini linknya = http://www.mediafire.com/download/d29log93prdscwi/aplikasi+arsip+surat.rar
- link 2 dan ada langsung ada laporan dan aplikasinya
https://drive.google.com/drive/my-drive
copykan saja
ini yg lengkap baru update = http://downloads.ziddu.com/downloadfile/25335845/aplikasi_surat_2_.rar.html
coment yea bila ada yang mw dikembangkan